Сегодня поговорим о том, для чего вам необходим личный помощник, что на него можно спокойно делегировать и почему у вас не получается найти идеального кандидата.
Если вы где-то мельком слышали о личном помощнике и не знаете нужен он вам или нет, либо уверены, что нужен, но не знаете, как и где его искать, то это статья специально для вас.
Как предприниматель вообще понимает, что пора найти личного помощника? (+практика «Нужен ли мне помощник»)
К этому вопросу приходит рано или поздно любой руководитель на разных этапах. Например, ..
- когда численность штата увеличилась настолько, что вы чувствуете, что не успеваете все контролировать. При этом, количество сотрудников может быть разное: 15 или 150 человек. Все индивидуально.
- после выхода на фриланс и появления базы клиентов, которых нужно системно бронировать;
- когда вы работаете в найме и параллельно активно ведете свой блог.
В целом, причины такого решения могут быть разные, но основная цель всегда одна: освободить свое рабочее время, облегчить жизнь и упорядочить график.
Дальше расскажу об одной практике, которая поможет понять действительно ли вам нужен личный помощник.
Но перед этим отмечу, что мысль об ассистенте никогда не приходит случайно, даже если вы её отгоняете и думаете, что вам «ещё рано». Любая идея появляется в вашем пространстве не просто так – это знак, что пора действовать в этом направлении.
А особенно, когда дело касается бизнеса. Говорю как специалист с 12-летним опытом. Застой многих компаний связан именно с медлительностью принятия решений. В случае с личным помощником здесь могут быть свои психологические причины, но об этом позже.
Итак, к практике.
Её можно провести на основе одного стандартного рабочего дня, но я все-таки рекомендую брать как минимум неделю.
Выписывайте все ваши задачи с таймингом – сколько времени вы потратили на каждую из них. Иначе говоря, хронометраж дел. В учет можно брать не только рабочее время, но и личное.
Четко опишите каждую задачу. Например, разбор рабочей и личной почты, просмотр роликов на YouTube, для удобства можно использовать календарь, если вы вносите встречи и анализ экранного времени (он поможет вам отследить активность в приложениях).
Дальше, анализируем полученные данные. Процент рутинных задач должен составлять не более 40%. А ещё лучше – менее. Если он больше, то вы плавно движетесь к выгоранию и стагнации.
Что можно отнести к рутинным задачам?
Это то, что вы делаете практически интуитивно, на автомате (рассылка писем, назначение встреч, организация рабочего графика). В таких задачах нет творческой составляющей и любопытства, задействующего дофамин. Сюда же можно отнести и личные рутинные задачи (купить билеты, записаться к врачу, сделать заказ продуктов в онлайн-магазине и тд).
Если эти задачи – основа вашего рабочего дня, то помощник вам необходим.
Вы должны понять, что рутинные задачи не помогут вам расти как эксперту и специалисту и не расширят горизонт вашей работы. Это все прерогатива творческих задач, на которые у вас не хватает времени из-за рутины.
У этой практики есть ещё 2 полезных вывода. Во-первых, вы сразу сможете составить список задач для будущего ассистента и, во-вторых, полезный, но не всегда приятный вывод, — узнаете, чем вы реально занимаетесь в рабочее время.
Да, практика не самая быстрая, порой даже муторная, но необходимая.
Блоки, которые мешают вам делегировать рутину на помощника.
Мы разобрались с тем, когда нужен личный помощник. Но, зачастую, бывает так, что руководитель морально и психологически не готов делегировать.
Как коуч, работающий с опросником JobEQ, у своих клиентов я чаще всего встречаю эти два затыка при делегировании:
Затык №1: Любовь к процессу.
Решение: Часто на практике, встречаюсь с предпринимателями, которые имеют четко выраженную тенденцию любви к процессу (рутинным задачам). Им нравится все эти действия выполнять лично. Такие руководители не то, что боятся потерять контроль, а просто не хотят этого делать.
Здесь я рекомендую действовать постепенно, экологично. Выпишите из рутинных задач те, которые вам большего всего нравятся и продолжайте ими заниматься, а остальное – делегируйте помощнику. Со временем, вы замените эти некогда любимые рутинные задачи, на другие, которые потом тоже станут рутинными, но уже на более высоком уровне.
Чем чревато полное нежелание начать делегировать и позиция «я со всем справлюсь сам»?
Находясь большую часть в процессе, вы не сможете масштабировать свой бизнес и сами эволюционировать как предприниматель. А рост и развитие – одно из основных должностных обязанностей предпринимателя. Раз вы заняли такую позицию на рынке, то должны ей соответствовать.
Затык №2: Желание все контролировать (микроменеджмент).
Решение: Эта проблема идет целиком из головы. Чаще всего, нездоровый контроль – это индикатор внутреннего тревожного состояния. Нанимая помощника с осознанием «Никто не сможет лучше меня», вы подсознательно будете притягивать и нанимать тех сотрудников, которые реально не смогут и будут постоянно косячить, тем самым подтверждая вашу позицию «Ну я же говорил».
Контроль – это пробка роста, обернутая в ощущение собственной значимости.
Все дело в том, что контроль дает вам почувствовать себя важным, значимым. И передать этот контроль над рутинными задачами кому-то равносильно исчезновению (я не значу = я не существую). Из-за страха потерять контроль появляется ещё один затык – боязнь нанимать профессионалов. Людей, которые могут быть лучше вас в какой-либо области. Но идея роста как раз таки и состоит в том, что нанимать людей выше тебя уровнем в определенной сфере.
В случае с гипер контролем помогает осознание того, что вы лишь тестируете гипотезы. Оно позволяет вам совершать ошибки. Представьте, что вы надеваете мантию ученого-исследователя, который путем ошибок идет к цели. Тут же полезно вспомнить, что самые выдающиеся открытия получались именно благодаря огромному количеству неудавшихся экспериментов.
Тестирование гипотез заключается в постановке себе вопросов-провокаторов: «Что самое страшное случится, если я ошибусь?» «Что самое страшное может случиться, если сотрудник не справится с этой задачей». Такая практика снимет страх неизвестности. После этого то, чего вы так боитесь, больше не пугает вас, потому что мозг уже запустил механизм поиска ответа на эти вопросы, а следовательно, и выхода из ситуации.
Если вам откликается один из этих затыков, то самый лучший вариант для быстроты его решения – проработать его с психологом или коучем. Эти специалисты в доверительном формате сессией подберут наилучшую стратегию под ваш индивидуальный запрос. Ведь в этом случае не подойдут шаблонные решения (они банально могут не сработать), важен уникальный подход и ваш осознанный выбор путем исследования себя в контексте данной задачи. Как раз с этим и помогают коучи.
Что вам даст делегирование?
Во-первых, это мощная прокачка и трансформация личности на психологическом уровне. Представьте, в вашей жизни появляется человек, который за вас делает все рутинные дела, пока вы заняты новыми творческими идеями.
Это осознание очень расширяет мышление и дает толчок для нового развития.
Спустя время, вы с удовольствием отметите, как вы кайфуете от процесса делегирования рутины на помощника. И для помощника, и для вас самих – это будет выход на новый уровень.
После этого шага вам будет проще расти и масштабироваться.
Как и где искать личного помощника?
Начнем с вопроса «как».
- Какие задачи будет закрывать ассистент? В первой части статьи мы уже разбирались с тем, какие задачи вы можете перенести на ассистента.
- Какой формат вам нужен: удаленно, но в вашем городе, с возможностью личной встречи, полностью удаленно или на фул тайм в офис?
- В какие дни недели и временные промежутки помощник должен быть на связи?
- Какую зарплату вы готовы платить помощнику? Как будут происходить выплаты: каждую неделю, раз или два в месяц. Будет ли возможность повышения?
- Как вы себе представляете идеального кандидата? Какими качествами он должен обладать (попробуйте отойти от списка банальных вроде пунктуальности, проактивности и тд, и подумать, что нужно именно для вашего бизнеса). С кем вам будет комфортно, потому что помощник – это тот человек, который будет к вам ближе всех остальных сотрудников. Здесь особенно важно доверие.
Как HR-консультант я помогаю сразу грамотно закрыть все эти пункты – сформировать профиль должности на основании ваших результатов опроса. А после чего, выслать вам готовый итоговый текст для размещения вакансии.
Забегая немного вперед, советую оформлять все условия в какой-нибудь базовый договор, чтобы все было прописано текстом. Это минимизирует возможность недопониманий.
Ресурсы для поиска ассистентов.
- Нетворкинг. Это может быть ваш личный блог, телеграм-канал, сайт или блог и личные связи знакомых предпринимателей (последнее – необязательно). Просто заявите миру о том, что вы находитесь в поиске личного помощника. Кто-то точно откликнется – предложит себя или подходящую кандидатуру.
- Биржи. Классические (HH.ru, Avito, SuperJob) и более узко направленные (YouDo, Workzilla, ЯндексУслуги).
- Телеграм-каналы (Finder.vc – удаленная работа, Бесплатный поиск ассистентов/помощников KITHR; Бухта Фриланса; Мы вам перезвоним).
- Сайты для поиска. В Интернете много подобных: https://delegator24.ru/, https://want.ru/. (Сразу предупрежу: я не искала личного помощника тут, но вы можете попробовать).
- Рекрутеры-фрилансеры или агентства, занимающиеся поиском сотрудников.
Как теперь выбрать?
Когда уже есть несколько потенциальных кандидатов возникает проблема выбора одного из них. Один из вариантов – провести видео-собеседование. Одной из своих клиенток, которая как раз занималась поиском помощника, я посоветовала вставить в текст вакансии для кандидатов задание записать видеообращение с ответами на вопросы. Это помогает, во-первых, уменьшить время на поиск и рассмотрение каждого резюме, а, во-вторых, уже запускает тест проверок будущего помощника.
Увидит ли кандидат это задание с видео или просто пришлет текст (тест на внимательность).
Отвалится ли кандидат, увидев такое задание (тест на мотивацию).
А ещё такой способ помогает сразу понять, откликается ли вам человек, его образ мыслей, хотели бы вы, чтобы он был вашим помощником. Помните про доверие, о котором я писала выше.
Как правильно отказать тем, что не подошел?
Тем, кто потратил свое время на составление сопроводительного письма и уж тем более записал видео обязательно напишите обратное сообщение с вежливым отказом.
Здесь идеально подойдет метод Shit Burger. Сначала напишите что-то хорошее, подчеркнув достоинства кандидата, затем экологично сообщите об отказе и закончите сообщение также вежливой нотой (Спасибо за уделенное время, обязательно посоветую вашу вакансию знакомым, ищущим помощника).
И никогда не пишите в качестве причины возраст или убеждения человека. Это, как минимум, не этично, как максимум – непрофессионально.
Ну вот и все, надеюсь статья была вам полезна и у вас получится найти своего идеального личного помощника!
В телеграм канале у меня много инфо для восстановления ресурса https://t.me/KseniaSkurat8
Подписывайтесь!
