Успевать все необязательно: как эксперту рационализировать свои задачи и уменьшить стресс?
Меня зовут Анастасия, и я не по наслышке знаю, что такое зашиваться в задачах. Мой стаж в продажах, на руководящей должности и стаж психолога позволяют делать некоторые выводы.
Если вы хоть раз задавались вопросом, как все успеть и растянуть 24 часа на 36, 48 или 52 – то, скорее всего, вы уже мысленно готовы снять с себя часть ответственности и кому-нибудь делегировать. Но чаще всего, специалисты, которые привыкли работать в одиночку, сталкиваются с такими страхами:
- Страх потери контроля: Экспертам часто трудно доверять кому-то другому и делиться ответственностью за результаты. Они боятся, что помощник может нести ответственность, но не выполнять задачи по их ожиданиям, что может повлиять на репутацию и успех бизнеса.
- Страх недостатка компетенции: Эксперты, имеющие высокую квалификацию и опыт, могут бояться, что помощник не будет обладать необходимыми навыками и знаниями для корректного выполнения задач. Они боятся, что некомпетентность помощника может отразиться на качестве работы и репутации эксперта.
- Страх потери конфиденциальности: Эксперты могут иметь доступ к чувствительной информации и бизнес-секретам. Боясь, что помощник может не обладать достаточным уровнем надежности и не сможет хранить предоставленные ему данные конфиденциальными, эксперты могут опасаться утечки информации или нарушения доверия клиентов.
- Страх увеличения затрат: Эксперты могут опасаться, что найм помощника будет сопряжен с дополнительными расходами на его оплату и организацию рабочего места. Они могут бояться, что такие затраты не окупятся и будут лишним бременем для финансового положения их бизнеса.
- Страх потери уникальности: Эксперты могут бояться, что помощник может привнести свои идеи и подходы в работу, что может размыть индивидуальный стиль и уникальность эксперта. Они опасаются, что это может отразиться на их имидже и конкурентоспособности на рынке.
Решать брать или не брать я оставлю на ваше усмотрение.
Для начала, назову всего лишь 5 причин иметь помощника или секретаря:
- Оптимизация времени: Помощник может взять на себя выполнение рутинных задач, таких как запись на прием, подготовка документов и анализ данных, освободив время для более важных и креативных задач.
- Повышение эффективности: Помощник обладает организационными навыками и может помочь в управлении расписанием сеансов, координации работы с клиентами, а также ведении отчетности.
- Поддержка клиентов: Помощник может быть промежуточным звеном между клиентами и экспертом, отвечая на простые вопросы, предоставляя информацию о методах работы, услугах и тарифах.
- Запись на прием: Помощник может отвечать на звонки и электронные запросы от потенциальных клиентов, помогая им записаться на прием, а также давать информацию о необходимых документах или подготовке к сеансу.
- Подготовка материалов: Помощник может помочь в подготовке материалов для сеансов или тренингов, включая разработку презентаций, создание учебных материалов и исследовательскую работу.
- Маркетинг и продвижение: Помощник может заниматься маркетингом и продвижением деятельности эксперта, включая создание и поддержку веб-сайта, организацию презентаций и участие в мероприятиях по привлечению клиентов.
- Психологическая поддержка: Помощник может быть дополнительным ресурсом для эксперта, предоставляя ему психологическую поддержку и обратную связь, помогая сохранить эмоциональное и профессиональное равновесие.
Думаю, на этом этапе вы уже сможете взвесить все за и против. А сегодня хочу поделиться несколькими советами как начать работать с помощником эффективно, если вы уж решите, что он вам требуется.
Самое важное в этом – как сделать, что бы помощник работал, а вы не сливали бюджет и не нервничали, что задачи не выполняются.
Начнём с тезисов:
- Практически 90% успеха зависит от качественной постановки задач. Когда я проходила курсы по управлению персоналом, у нас было очень много заданий, на грамотную постановку задач сотрудникам в том числе. Потому что это полностью ответственность руководителя. И если вы поставили задачу, а она не выполнена так, как вы задумывали, то вопросы следует адресовать самому себе, а не спихивать всё на «нерадивых» сотрудников.
Универсальная формула работы с сотрудниками:
«учить-лечить-мочить»
Как расшифровывается?
Учить.
В грамотных компаниях обязательно перед началом работ проводят обучение. Что бы потом сотрудник не переложил на вас ответственность – «а мне этого не рассказывали!».
Лечить.
Если сотрудник после обучения допускает множество ошибок – то вы проводите беседу, проверяете знания и смотрите, что происходит дальше. Если после этого улучшение не наступило, вы понимаете, что сотрудник не обучаем.
И как следствие – Мочить. То есть, увольнение. Но перед увольнением вы должны проверить, что вы реально сделали всё возможное как руководитель.
- Остальные 10% успеха – точки контроля. Что это значит? Банальные планерки. Грамотный руководитель не дёргает каждые 5 минут сотрудника. Иначе не будет никакой работы. Можно установить две точки контроля (читай, планерки) в неделю. Например, каждые понедельник и среду устраивать мини-планёрки.
- Чёткая структура задач помощника. Понятная и вам, и ему. Сейчас будет рубрика вредные советы. Как сделать, что бы сотрудник полностью потерял мотивацию к работе? Меняйте ему постоянно задачи, область ответственности, давайте противоречивые задания, отменяйте и добавляйте их. Если после такого сотрудника хватит больше чем на 6 месяцев – вам крупно повезло. Поэтому фиксируйте задачи сами и всегда проверяйте, как задача поставлена, как ее понял сотрудник и как она выполнена.
- «На берегу» и до начала работы оговорены все условия труда и заработная плата. Если у помощника есть процент – то он чётко понимает, из чего складывается этот процент. Если у помощника есть процент – то он чётко понимает, из чего он складывается. Большинство сотрудников в первый месяц, получая заработную плату, недовольны. Почему? Потому что было ожидание и реальность, которая обычно не «бьется» с расчетами бухгалтерии. Очень часто, если есть какие-то проценты от продаж, то нет понимания как это считать. Банальная неграмотность сотрудников при расчёте заработной платы. Они всё же не кадровики и даже не бухгалтеры. Поэтому, в течении первого месяца прям садитесь и считайте вместе с ним его зарплату. Особенно, если она зависит от его действий.
- По результатам собеседования выявлены мотивации кандидата – материальная (деньги) или не материальная (например, похвала). Тут всё просто. Не берите на продажи человека, у которого мотивация – похвала. Есть специальная сетка вопросов, по которой на этапе собеседования выявляется мотивация кандидата.
- Есть ясность, чего вы сами хотите от сотрудника. И личные качества, которые важны именно вам. Чётко знать, чего вы сами хотите от сотрудника.
Такие простые советы помогут вам выбрать хорошего помощника и избежать выгорания от непонимания. Самая частая фраза, которую я слышала от коллег – «ну ведь на собеседовании был идеальный кандидат! А сейчас не выполняет задачи и совсем потерял мотивацию»
Потому что всё начинается с вас. Можно загубить любого золотого сотрудника.
Ваша команда всегда будет неосознанно считывать даже ваше настроение.
И если вы устали, не отдохнули, у вас нет мотивации работать – ваша команда будет очень сильно сопротивляться работе.
Проверено.
И последний небольшой совет.
Всегда спрашивайте, что умеет сотрудник.
Иначе есть риск, что вы просто не на полную мощность будете использовать ресурсы человека. Возможно, у сотрудника есть компетенции, о которых он не рассказал сразу. И вы будете убивать сотрудника, который может больше.
Всем качественного взаимодействия!
