Каждый предприниматель, который хочет расти и масштабировать свой бизнес, сталкивается с проблемой делегирования. Дел и задач становится все больше, а времени на все не хватает. Если вовремя не передать часть функционала, то либо встанет бизнес, либо, здравствуй, перегруз и выгорание. С чего начать делегирование и какие ошибки при этом совершают предприниматели, расскажу вам я — Вероника Новицкая, основательница агентства по подбору ассистентов Zeitnot.
Почему так трудно делегировать
Делегирование — одна из ключевых компетенций руководителя. Это закономерный этап роста, когда приходится пересматривать свои принципы управления, нанимать персонал и учиться доверять задачи другим людям. Без этого шага невозможно масштабировать бизнес, потому что делая все самостоятельно, вы сосредоточитесь на операционке и будете упускать из виду часть важных стратегических задач.
Но на практике предприниматели оттягивают этот момент как можно дольше. И это объяснимо. Здесь вступают в игру страхи, что “никто не сделает лучше меня”, “быстрее сделать самому”, “нужно долго объяснять, а в случае чего придется переделывать”. К тому же на начальном этапе может не быть достаточного бюджета на персонал, а также опыта в формировании и управлении команды. Но делегирование — обязательный этап, если вы хотите вывести бизнес на новый уровень.
В какой момент пора делегировать задачи
Тогда, когда вы хотите масштаба, а времени ни на что не хватает. Взгляните на свой список дел за прошлую неделю. Что вы планировали? Что сделали? А что не получилось сделать? Чем вы были больше заняты: стратегическими задачами или рутинными? Если времени на стратегию не остаётся, значит пора брать помощников.
Если предприниматель долгое время будет делать всё сам, он элементарно выгорит и мечты о масштабе отойдут на неопределённый срок. А зачем нам это допускать, если можно просто взять ассистента, прокачивать свои управленческие навыки и забыть про рутину?
Основные ошибки предпринимателей, которые мешают делегировать
- Лучше сделать все самому.
Клиентам агентства Zeitnot я даю упражнения по делегированию. Но иногда сталкиваюсь с ситуацией, что человек возвращается к исходной точке и продолжает делать все сам. Почему так происходит? Причин может быть несколько.
Например, страх ошибки, которую увидит кто-то еще. Представьте, вы начинаете худеть. И если вы делаете это один и вдруг сорвались, об этом будете знать только вы. Вы несете ответственность только перед собой, соответственно, можете сделать вид, что этого не было, потому что никто не видел. А когда вы начинаете делать это в команде, то здесь уже сорваться страшнее, потому что вашу ошибку увидят другие, вы несете большую ответственность.
Также и в бизнесе: проще совершать и исправлять ошибки самому, чем перед кем-то. Но бизнес — это тестирование гипотез, а ошибки — это всего лишь опробованная гипотеза. Вместе с командой делать все это намного проще.
Или еще частый страх, что никто не сделает лучше меня. Да, это возможно, потому что вы варитесь в своем бизнесе и знаете о нем все. Но невозможно профессионально разбираться во всех сферах. Поэтому и существуют специалисты, которые знают свою область и которые вместе с вами смогут сделать еще больший результат.
- Брать ответственность за результат на себя.
Ответственность за результат должна быть у того, кому поручена задача. Например, задача — ассистенту необходимо опубликовать статью на ресурсах. Здесь процессом будет то, что ассистент найдет ресурсы для публикации и пришлет их руководителю.
А суть задачи в том, чтобы найти эти ресурсы, согласовать с руководителем и сделать так, чтобы статья была опубликована. Опубликованная статья — и есть результат задачи и именно ассистент несет за это ответственность, а не руководитель.
- Избыточное делегирование.
Еще одна ошибка, когда предприниматели пытаются передать абсолютно все задачи. Невозможно делегировать все. Например, некоторые хотят взять ассистента и нагрузить все задачи на него. Но не стоит забывать, что есть распределение обязанностей и иногда нужно несколько человек для выполнения задач.
Ассистент — это сотрудник с конкретными задачами, таргетолог — это сотрудник с конкретными задачами и т.д. Может ли один человек сочетать в себе две профессии? Да. Но это все равно две отдельные профессии. Даже если у вас в компании работает один человек, то это две разные должности с разными обязанностями и с разными зарплатами.
Но опять же невозможно поручить абсолютно все задачи одному человеку. В любом случае необходимо привлекать узконаправленных специалистов, решать стратегические задачи самостоятельно, а не сваливать все на ассистента и ждать от него грандиозных результатов.
- Не контролировать выполнения задач.
Раздать задачи и пусть они сами решаются — это также большая ошибка. Для контроля есть планерки и отчетность, которые обязательно нужно использовать.
Нюанс с отчетностью из личной практики. Если сотрудники работают давно и не было никакой отчётности, и вдруг вы резко решили ее ввести, то все начинают бунтовать и сопротивляться. Поэтому я рекомендую вводить отчетность сразу в начале работы. Чтобы человек, соглашаясь на работу, сразу принимал ваши правила игры.
И, конечно, необходимо, чтобы ассистент вел какую-то программу и контролировал, что на каком этапе находится.
- Неправильная мотивация.
Если сотрудник, действительно, выполняет множество задач и делает результат, то мотивация не может быть низкой. Иначе, он выгорит и сбежит, а вам придется тратить время на поиск нового, его обучение и адаптацию.
В обратную сторону это тоже работает. Избыточная мотивация или отсутствие последствий за невыполненные задачи могут снижать ответственность сотрудника перед поставленными задачами.
С чего начать делегирование
Это упражнение я даю свои клиентам, которые хотят подобрать себе ассистента.
Выпишите все задачи, которые вы выполняете. Для этого нужно время. Необходимо последить за собой хотя бы в течение недели и выписать все-все дела, особенно самые мелкие и повторяющиеся. Например, оплата квитанций. Мелкая рутинная повторяющаяся задача, которую можно передать ассистенту и не тратить на это свое время.
Далее проанализируйте эти задачи. Какие из них можете выполнить только вы? А какие вы можете делегировать и какой результат это может принести?
Также полезно подумать и выписать, какие еще задачи вы хотели бы, чтобы выполнялись в вашем бизнесе. Под эти задачи и будет набираться команда.
Конечно, важно, не просто составить такой список, но и сразу применять: решить, какие помощники вам нужны, составить список обязанностей, начать подбирать сотрудников и т.д.
Делегирование — важный шаг в масштабировании бизнеса. Страх делегировать, неправильно подобранные сотрудники, неверно поставленные задачи — все это может принести дополнительные сложности, а не разгрузить вас. Посмотрите, не совершаете ли вы эти ошибки, и тогда делегирование принесет вам результат, а вы займетесь более важными задачами.
